1. Finalité du poste

Sous l’autorité de la direction, le·la coordinateur·rice assure la conception, la coordination, la mise en œuvre et l’évaluation de l’offre culturelle, des activités régulières et des événements de la MJC. Il·elle garantit leur cohérence avec le projet associatif, leur qualité d’organisation et leur inscription dans les dynamiques partenariales du territoire.

Le poste combine une fonction de pilotage opérationnel, d’animation de réseau et de développement. Il ne se substitue pas aux responsabilités de la direction en matière d’employeur, de validation budgétaire, de contractualisation et de représentation institutionnelle engageant l’association.

2. Missions principales

A. Coordonner les activités régulières

• Construire, avec la direction, une programmation annuelle cohérente, diversifiée et adaptée aux besoins des publics.
• Organiser le calendrier des activités : créneaux, salles, besoins matériels, périodes d’interruption et séances de rattrapage.
• Assurer le lien quotidien avec les intervenants·es salarié·es et prestataires : circulation de l’information, besoins pédagogiques, contraintes matérielles et suivi des activités.
• Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux intervenant·es ; transmettre les procédures et règles de fonctionnement de la MJC.
• Suivre les inscriptions, les taux de remplissage, les listes d’attente, les abandons et les retours des adhérent·es, en lien avec l’accueil et la communication.
• Proposer les ouvertures, adaptations, regroupements ou arrêts d’activités à la direction à partir d’éléments objectivés.
• Veiller au bon état, au rangement et au renouvellement du matériel affecté aux activités ; signaler les besoins d’investissement.
• Contribuer au respect des règles de sécurité, des capacités d’accueil et des conditions de pratique.
• Transmettre à la personne chargée de la communication des informations fiables, complètes et dans les délais nécessaires afin de contribuer à la préparation des supports de saison, programmes, …

B. Développer et coordonner le projet culturel

• Favoriser les passerelles entre les pôles cirque, musique, sport, jeunesse et les autres activités de la MJC.
• Décliner les orientations culturelles du projet associatif en programmation et en actions concrètes.
• Identifier les attentes des habitants et les opportunités de coopération.
• Développer des actions en direction de nouveaux publics, notamment les jeunes, les familles, les seniors et les personnes éloignées de l’offre culturelle.

C. Piloter l’organisation des événements

• Analyser les besoins techniques humains, matériels et logistiques
• Mise en œuvre des moyens nécessaires (rétroplannings, fiches techniques, déroulés, plans d’implantation)
• Coordonner les parties prenantes (salarié·es, intervenant·es, bénévoles, artistes, technicien·nes, prestataires et partenaires…)
• Préparer les éléments nécessaires aux conventions, devis, contrats, autorisations et déclarations, soumis à validation et signature de la direction.
• Intégrer les obligations de sécurité, d’accessibilité, de prévention des risques et les solutions de repli.
• Réaliser un bilan qualitatif, quantitatif et financier après chaque événement et formuler des pistes d’amélioration.

D. Suivre les moyens, les budgets et l’évaluation

• Préparer les budgets prévisionnels des activités et événements ; suivre leur exécution dans le cadre des enveloppes validées.
• Recueillir les devis, vérifier les éléments de facturation et transmettre les pièces à la direction ou à la comptabilité.
• Produire et actualiser des tableaux de bord : fréquentation, recettes, dépenses, taux de remplissage, équilibre économique et satisfaction.
• Contribuer à la rédaction des bilans d’activité, dossiers de subvention et demandes de financement.
• Être garant du budget défini,
• Alerter la direction sur les difficultés organisationnelles ou les risques mettant en péril les personnes et les biens.

E. Animation de la vie associative et bénévoles

• Piloter les appels à bénévoles et informations aux adhérent·es.
• Animer des temps forts bénévoles
• Mobiliser, accueillir et accompagner les bénévoles impliqués dans les activités et événements.
• Participer aux réunions d’équipe, groupes de travail, commissions bénévoles et, à la demande de la direction, aux instances associatives.
• Contribuer à une culture de coopération entre salarié·es, bénévoles, adhérent·es et partenaires.