Assistant·e Administratif·ve - CDD - H/F - Fontaine - Isère (38)

La personne en charge de la gestion administrative a pour missions d’assister les consultants formateurs dans leur travail et assurer le secrétariat du cabinet. 

Le poste est à pourvoir en CDD dans la perspective d'un CDI.

Missions principales

- Secrétariat :

·       Assurer l’accueil téléphonique et physique des clients, stagiaires, sous-traitants, fournisseurs…

·       Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités.

·       Trier, dispatcher, et traiter le courrier.

·       Assurer les tâches de secrétariat : frappe et mise en forme de documents.

·       Enregistrer et répondre aux demandes des collaborateurs.

·       Gestion des déplacements.

·       Aide à la réalisation de certaines tâches dans les projets clients.

- Gestion & suivi des dossiers de formation :

·       Traiter les demandes clients, élaboration des devis, conventions, convocations, fiches de présence, et attestations.

·       Participer à l’élaboration des réponses aux appels d’offre, des projets de formation spécifiques.

·       Assurer le suivi administratif lié à la certification Qualiopi.

- Gestion administrative & comptable :

·       Gestion des prestataires externes.

·       Facturation, contrôle factures des prestataires et sous-traitants.

·       Règlements fournisseurs.

·       Relances client.

·       Commandes, contrôle de coûts, suivi des contrats et frais généraux.

Missions secondaires et en fonction des compétences de la personne qui sera recrutée

·       Co animation de la communication : newsletter, réseaux sociaux, mise à jour du site internet, création d’outils de communication.

·       Appui sur des projets évènementiels.

Compétences attendues

·       Bureautique & informatique : maitrise de l’outil informatique.

·       Communication écrite : rédiger et organiser tout type de documents opérationnels courants, en maitrisant les règles d’orthographe et de grammaire.

·       Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’entreprise.