Assistant(e) Administratif(ve) à temps partiel - CDI - H/F - Lyon - Rhône (69)

ORGANISATION & CONTEXTE

Mandatées par la loi relative à l’Economie Sociale et Solidaire du 31 juillet 2014, les Chambres de l’Économie Sociale et Solidaire (associations loi 1901) assurent en région la représentation, la promotion et le développement des associations, coopératives, fondations, mutuelles et sociétés commerciales de l’ESS.

Avec ses partenaires et son réseau national ESS France, la CRESS Auvergne-Rhône-Alpes appuie l'accélération d'une économie durable, sociale et solidaire en région AuRA : • En soutenant les entreprises et les organisations dans leur création, leur implantation et leur croissance. • En fédérant un réseau de structures engagées pour une société plus juste. • En visibilisant les forces et les opportunités de l’ESS pour qu’elle prenne une place stratégique dans le développement économique de notre société. • En créant les interconnexions entre les différents acteurs (structures ESS, collectivités, acteurs publics...). • En faisant connaître aux citoyens l’ESS et ses valeurs. En Auvergne-Rhône-Alpes, l’ESS représente environ 30 000 établissements employeurs et 300 000 salariés. Notre équipe, composée de 15 personnes, est basée à Lyon et Clermont-Ferrand.

Dans le cadre du remplacement d’une collaboratrice, la CRESS recrute un-e Assistant(e) administratif (ve) intervenant sur les missions de secrétariat, d’appui à la gestion administrative (H/F) de l’Association et de son Organisme de formation.

Il (elle) est intégré(e) à l’équipe de la CRESS Auvergne-Rhône Alpes et est placé-e sous l’autorité d’un Co-directeur. 

Missions :

1. Secrétariat et accueil

• Gestion du téléphone, de l’accueil (personnes individuelles et groupes) et du courrier de la CRESS AURA
• Suivi du planning de réservation des salles.
• Traitement des demandes diverses (porteurs de projets, adhérents, …), mise en lien avec chargés de mission et autres…

2. Appui à la gestion administrative de l’association

Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier de la CRESS AURA :

• Gestion des stocks de consommables et des relations avec les fournisseurs/prestataires.
• Classement des dossiers administratifs et archivage.
• Gestion de l’utilisation et de l’entretien des locaux et du matériel informatique : échanges avec les prestataires, demande de devis, suivi des réparations

3. Gestion administrative de l’Organisme de formation de la CRESS (50% du poste)

• Fait le lien entre les intervenants et la CRESS : contrat de prestation / fiche de formation, etc.
• Gère les inscriptions aux formations : émet les devis de formation, convention de formation, envoi des convocations, suivi des retours qualité
• S’assure que les intervenants retransmettent 100% du dossier administratif de chaque formation
• Suivi qualité de l’OF (Qualiopi) : la procédure est en place, il s’agit de garantir son respect et de proposer des améliorations en collaboration avec le co-directeur en charge de la formation

4. Appui à la vie associative :

Sous la responsabilité de la Direction :

• Gestion du calendrier des réunions des instances de la CRESS (bureau, CA, séminaire, AG et groupes de travail)
• Invitations et préparation des réunions et logistique (dont AG et séminaires)
• Organisation de la campagne administrative d'adhésion

Compétences requises :

• Classer et archiver des dossiers et documents de référence
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
• Assurer la gestion administrative d’une activité
• Planifier des rendez-vous
• Organiser la logistique des formations
• Normes rédactionnelles
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Assurer la gestion administrative d’une activité
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de textes, tableur, base de données)

Savoir-être professionnels attendus :

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité , de rigueur et de précision
• Discrétion et confidentialité
• Adaptabilité, disponibilité, fiabilité
• Sens relationnel et aisance rédactionnelle
• Capacités relationnelles avec sens de la diplomatie et du respect confirmés

Expériences et connaissances appréciées :

• Expérience exigée dans le domaine administratif et si possible de la formation
• Fonctionnement d’une association
• Une connaissance de l’économie sociale et solidaire serait un plus.

CONDITIONS 

-Le poste est basé à Lyon 3ième.

-Poste à pourvoir rapidement

- 28H hebdomadaire (soit 0,8 ETP)

- Rémunération : classification Groupe B de la convention collective, soit une rémunération brute annuelle entre 17,8 et 19K€ (pour 0,8 ETP) suivant expérience.

- Convention collective Éducation, culture, loisirs et animation au service des territoires (ÉCLAT)

- Prise en charge employeur forfait transport public (50%)

- Mutuelle employeur.

- Titres restaurant