Assistant.e de direction - CDI - H/F - Vénissieux - Rhône (69)

PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE

L’Union des Groupements des Epiceries Sociales et Solidaires réunit 7 groupements

territoriaux représentant 140 épiceries, engagées dans l’accès digne de toutes et tous à une alimentation de qualité.

Depuis 5 ans, la mission de l’UGESS est de

• représenter ces groupements d’épiceries et épiceries sur le niveau national
• porter un plaidoyer pour un droit à une alimentation durable et choisie

• Structurer les collectifs territoriaux et faciliter leurs coopérations

• Être en soutien au développement des épiceries

• Participer à des expérimentations pour de nouvelles formes d’accès à l’alimentation

En tant que tête de réseau, l'UGESS redistribue à ses épiceries membres des 

subventions publiques ainsi que l’agrément (l’habilitation alimentaire). 

Notre Union comptant de plus en plus d’adhérents, elle doit s’adapter à la croissance

des demandes, tout en continuant à accompagner les épiceries dans leurs démarches

administratives.

DESCRIPTION DU POSTE

Soutien administratif à la vie associative :

• Préparation et suivi des CA et des AGO et AGE

• Mise en forme et envoi des différents documents à la préfecture, suivi rédaction et mise en page du rapport d’activité

• Gestion du courrier et de la boite mail d’accueil de l’association

Gestion financière et administrative :

• Edition et suivi de la facturation

• Paiement des factures et réalisation des virements en lien avec le responsable administratif et financier

• Classement et transmission des éléments comptables au cabinet comptable

• Gestion des services généraux (téléphonie, assurance, commande fournitures…)

Gestion RH en collaboration avec la responsable RH

• Diffusion des demandes de recrutements, élaboration des contrats, préparation des équipements (PC, tel et outils informatiques), accueil des nouveaux salariés

• Suivi des dossiers des salariés

• Remontée des éléments de paies, suivi des absences et congés en lien avec la responsable RH

• Gestion administrative des arrêts maladie

• Déclaration aux diverses organismes (Médecine du travail, prévoyance, URSSAF…)

• Gestion et suivi de la formation professionnelle des salariés

• Registre du personnel

• Préparation des séminaires d’équipe

La responsabilité des adhésions:

• Constitution des dossiers d’adhésion pour présentation en commission

• Suivi des adhésions (réception des documents et informations, actualisation du tableau, suivi du versement des cotisations)

• Participation à l’accueil des nouveaux adhérents

• Gestion du lancement des campagnes d’adhésion en lien avec les groupements : homogénéisation + formalisation des process

PROFIL

Formation BAC + 2/3 dans le domaine de la Gestion/Administration Première expérience dans un poste similaire d’au moins 2 ans

COMPETENCES

• Maîtrise d’Open Office

• Forte capacité rédactionnelle et de synthèse, bonne orthographe

• Techniques de gestion administrative

• Connaissance des bases de la comptabilité et de gestion financière

• Expérience de travail dans le milieu associatif et / ou ESS appréciée

SAVOIR ETRE

• Rigueur

• Capacité d’organisation et de priorisation

• Capacité à travailler en autonomie, en équipe pluridisciplinaire, et en réseau

• Polyvalence

• Capacité d’écoute et de communication

• Réactivité

CONDITIONS

CDI à temps plein

Lieu: Vénissieux (69) (15mn de la Gare de St Fons) / C12

Poste à pourvoir dès que possible

Rémunération : coefficient 325 (convention collective ECLAT), soit 2295,19€ brut

Avantages : Mutuelle 50%, Transport 50%, Ticket restaurant : 50% pris en charge employeur

Possibilité de télétravailler partiellement.