La Maison Métropolitaine d’Insertion pour l’Emploi recrute un Assistant de direction F/H

Contexte général :

L’Assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité du directeur ou de son délégataire.

Son activité est centrée sur la gestion administrative des instances.

Rattaché(e) à la direction, il/elle intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées à son activité.

Activités :

• Secrétariat de direction

• Gestion du courrier (arrivée et départ + mails – boîte mail générique), organisation de l’agenda, des rendez-vous et des appels téléphoniques de la direction, …
• Organisation de réunions impliquant les directeurs généraux, dont les CODIR (calendrier, ordre du jour, compte-rendu, buffet …)
• Préparation de dossiers et rédaction de comptes rendus des réunions et de notes
• Préparation des justificatifs de temps de la direction
• Lien avec le Comité de direction
• Lien avec les partenaires notamment institutionnels et les instances partenaires nationales et locales comme : URCLIE, AVE, …
• Lien avec la banque
• Suivi et préparation des délégations de signature
• Organisation des déplacements et suivi des notes de frais de la direction
• Gestion et veille de l’arborescence informatique et des contacts Outlook
• Revue de presse

• Gestion des instances

• Organisation des instances : Bureaux, Conseils d’administration et Assemblées Générales (planification, organisation, compte-rendu, …), Groupes opérationnels, Dialogues de Gestion …
• Suivi de la composition des structures et démarches administratives (Préfecture, …) – mise à jour, création d’outils, …
• Suivi des cotisations et de la NRE
• Lien avec les administrateurs
• Lien avec le Commissaire aux comptes et le contrôleur financier général
• Elaboration du Rapport d’activité annuel en lien avec la chargée de communication
• Suivi administratif des conventions partenariales, des conventions d’actions et des conventions de locaux, en lien avec le service comptabilité, les collègues et la direction
• Veille juridique et mise en conformité sur les problèmes statutaires

• Organisation de la structure

• Gestion des fournitures administratives (papier, stylos, …, tampons, agendas, …), de l’économat (café, sucre, gobelets, sopalin, …), du stock de timbres et du matériel COVID
• Gestion de la prestation de ménage (suivi, achat de matériel, pointage des heures, …)
• Gestion de l’accueil mutualisé (sauf la partie RH)
• Gestion de l’archivage (sur site et dans des locaux spécifiques)
• Gestion des circuits de signature de documents (pour la direction, la présidence, le trésorier, …)
• Gestion des signatures de devis en lien avec le service comptabilité et les collègues (vérification de cohérence, présentation à la direction, signature, renvoi au collègue, transmission à la comptabilité, …)

Lieu(x) de travail : Siège (Lyon 7^ème), possibilité de mobilité sur les antennes

Contrat : CDI à temps plein, rémunération sur 13 mois à partir de 28k€.

Prise de poste dès que possible.