Le CCAS de Grenoble recrute un.e secrétaire Petite Enfance - EAJE Les Frênes - autre - H/F - Isère (38)

Sous la responsabilité du-de la Responsable d’EAJE :

Finalités :

» Assurer les tâches administratives de l’EAJE ;

» Assister le-la responsable d’EAJE dans le traitement et la circulation de l'information (écrite ou orale) ;

» Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité à toute personne interpellant l’EAJE ;

» Contribuer à l'optimisation du temps du-de la responsable d’EAJE.  

Missions  

» Gestion/ suivi administratif des familles via le logiciel SIBEL en lien avec la responsable

- Assurer la saisie, le suivi et l’actualisation des dossiers administratifs des enfants : saisie, édition contrat d’accueil, suivi des congés à poser ;

- Assurer le suivi des présences enfants (pointages) et alerter sur les absences constatées ;

- Effectuer les réservations pour les accueils occasionnels et/ou exceptionnels ;

- Préparer les dossiers en vue de la Commission Recours du CCAS qui statue sur les demandes exceptionnelles  

» Gestion des plannings du personnel en lien avec la responsable

- Editer les plannings de présence du personnel

- Procéder aux demandes de remplacement via le service Tempo emploi

- Saisir les états d’heures des agent-es remplaçant-es  

» Traitement de l'information

- Trier et diffuser les courriers papier ou électroniques.

- Assurer le suivi du courrier arrivé par messagerie en identifiant le traitement approprié au contenu ;

- Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL) en veillant au respect de la charte courrier ;

- Rédiger des courriers simples ;

- Gérer les messages téléphoniques ;

- Organiser et assurer le classement papier et informatique ;

- Archiver les documents selon les procédures définies.

» Contribution à la gestion de dossiers spécifiques

- Créer des documents pour assurer la traçabilité et actualiser des tableaux de bord

- Rappeler les échéances importantes

- Rechercher des informations en vue de la constitution des dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier ;

- Rechercher et/ou extraire des données susceptibles d'éclairer l'activité (à la demande de la directrice).

- Assurer les saisies de dossiers exceptionnels pour les recettes et les subventions

» Accueil

- Assurer l'accueil téléphonique de 1er niveau et assurer l'accueil physique des personnes sollicitant le service.

» Suivi des enveloppes budgétaires via le logiciel Astre

- Assurer le suivi des enveloppes budgétaires ;

- Solliciter des devis dans le respect des procédures de marché public ;

- Saisir et éditer les bons de commandes, réaliser les engagements et tenir à jour l'état des dépenses ;

- Procéder à la liquidation des factures après validation par le responsable de service.

» Gestion des fournitures administratives et formulaires

- Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures. Etablir les commandes et réceptionner les livraisons.

- Assurer le suivi des stocks des supports et formulaires administratifs et effectuer les commandes auprès de la reprographie via le logiciel PRINEO.

» Contribuer au bon fonctionnement de l’EAJE

- Procéder aux demandes d’intervention auprès de la DIM, assurer le suivi et relancer ;

- Procéder aux demandes d’intervention de l’assistance informatique ;

- Pour L’EAJE en cuisine de confection : veiller au respect du budget et la répartition de l’alimentation biologique ;

- Etablir l’inventaire des stocks et en assurer le suivi en collaboration avec l’équipe  

» Organisation de réunions ou événements divers:

- Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunion ;

- Proposer et mettre en oeuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement …) afin de garantir un accueil de qualité et le bon déroulement de la réunion ou autre événement.  

» Participation à la vie du service et du CCAS

- Participer aux réunions du service et aux réunions du CCAS.