Le·a salarié·e assure le secrétariat d’accueil et administratif de l'ARFATSEMA sous la responsabilité hiérarchique de la direction. L'Arfatsema est une association. Elle propose des formations à destination des professionnels du champ de l'animation sociale et de l'éducation populaire. Pour cela nous proposons deux formations qualifiantes ( le DEJEPS et DESJEPS) à destination des directeurs de structures ou de projets et des coordinateurs. Ce qui représente chaque année une centaine de stagiaires. Par ailleurs, nous développons des modules de formations courtes sur mesure (accueil, journée thématique, GRH...) en fonction des besoins des réseaux professionnels et des employeurs de la Région. L'équipe est constitué de 3 permanents. Missions principales et taches : - Assurer l'accueil physique et téléphonique. Accueil et renseigne le public (stagiaire, formateur, employeur...) Réception téléphonique, prise de message et gestion du répondeur - Assurer le secrétariat de l'association Réception et traitement du courrier papier et mail Préparation des courriers Préparation des conventions de formation Suivi inscription stagiaire interface DRAJES Préparation des listes d'émargement stagiaire et formateurs Préparation des conventions de prestation Classement et archivage des dossiers Suivi et relance des impayés et des conventions Tenue des fichiers clients et réseau à jour - Gestion logistique Assure le suivi des stocks de fournitures bureautiques et pédagogiques Assure les achats fournitures bureautiques et pédagogiques Assure la gestion des réservations de salles - Plan de communication Assure la mise à jour des outils de communication site, plaquette Assure la diffusion de la communication (mailing liste....) COMPÉTENCES Savoirs Connaissance des règles de communication écrites et orales exigées Connaissance de l’environnent administratif Connaissance de l’environnement de la formation professionnelle souhaitée Savoirs-Faire Aisance à l'oral Bonne maîtrise de l'écrit Rédaction de document institutionnel Préparation facture et document comptable courant Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique Très bonne maîtrise du publipostage Gestion des appels Tenue de tableau de bord Savoirs-Être Bon sens de l'accueil Capacité à travailler en équipe Organisation et réactivité Rigueur Discrétion et confidentialité Savoir rendre compte Ponctualité Diplômes requis BTS Secrétariat, assistant administratif Contrat: CDI à temps partiel: 0,5 ETP temps de travail aménagé à l'année Catégorie d'emploi : technicien niveau C - Coefficient : 171 - CCN des organismes de formation Poste basé à Villeurbanne 69100 Prise de poste prévue : septembre 2021 Thématiques Ambition ESS Formation et éducation Localisation du poste (département) Rhône (69) Localisation (ville) Villeurbanne Fonction Autre Contact pour postuler Candidature à adresser à Mme la présidente avant le 16 aout 2021 : Les entretiens se dérouleront fin aout par mail : arfatsema@orange.fr ou par courrier ARFATSEMA Rès. F. BEGUIER/YMCA 1rue Charny 69100 Villeurbanne
