Assistant.e de direction - gestionnaire administratif.ve et comptable

Sous l’autorité du directeur régional de l’URHAJ, au sein d’une équipe régionale de 7 personnes, le-a salarié-e est en appui transversal et a pour principales missions de :

1. Participer à l’animation de la vie de l’Union régionale :

Assurer la communication courante entre l’Union et ses membres (rédaction, envoi et suivi des convocations, rédaction des comptes rendus de réunion, …) ; contribuer à l’organisation des instances et évènements de l’Union (Bureaux, Conseils d’administration, assemblées générales, séminaires); participer aux temps de travail et de réflexion de l’équipe salariée; participer aux rencontres avec les administrateurs; au besoin, participer à des groupes de travail thématiques nationaux;

2. Assurer la gestion administrative de l’Union :

Elaborer les dossiers administratifs destinés aux organismes externes et/ou à l’Union nationale ; réceptionner, trier et orienter les courriers ; établir les appels annuels de cotisation des adhérents et suivre les règlements; recenser et suivre les dossiers de subvention et les conventions de l’UR en lien avec les salarié-e-s référent-e-s et la Direction régionale ; administrer les charges mutualisées du groupement de moyens Synergie, la refacturation, et gérer les prestataires; suivre les flux bancaires ; appliquer les procédures  administratives et de suivi des formations de l’organisme de formation URHAJ, certifié Qualiopi; à ce titre, le poste pourra évoluer vers un appui renforcé du pôle formation selon le profil;

3. Assurer le suivi de la gestion du personnel :

Assister la direction régionale dans les processus de recrutement salarié-volontaire-stagiaire; établir les contrats, réaliser les DUE ; suivre les absences; gérer les dossiers mutuelle et prévoyance ; assurer le suivi avec la médecine du travail ;  organiser des déplacements ; suivre le plan de développement des compétences de l’équipe; transmettre les éléments variables de paye au cabinet externe; suivre le remboursement des frais de l’équipe et leurs remboursements par les tiers partenaires ;

4. Assurer le suivi comptable :

Sous la coordination du directeur régional et en lien avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes, enregistrer et régler les factures fournisseurs ; établir les factures clients et organiser les relances ; saisir l’ensemble de la comptabilité de l’association dans le logiciel dédié ; faire le lien avec l’expert-comptable et le CAC pour le bilan comptable annuel; suivre la trésorerie; contribuer à l’élaboration du budget annuel ;

CONNAISSANCES et COMPÉTENCES :

• Formation généraliste en gestion/administration/économie ;
• Expérience requise dans la fonction d’au moins 3 ans;
• Capacités rédactionnelles : excellente orthographe, capacité de synthèse;
• Connaissance des réseaux et des associations;
• Connaissances RH et maitrise des techniques comptables seraient un plus;
• Connaissance des organismes de formation serait un réel atout;
• Niveau avancé en Microsoft Office (word, excel, publipostage), MS365;
• Connaissance des outils collaboratifs, visio, documents et agendas partagés;

L’URHAJ encourage ses salarié.e.s à mettre à niveau leurs compétences pour maximiser  l’adéquation entre les besoins de leur poste de travail et leurs propres compétences.

APTITUDES et QUALITES :

• Qualités relationnelles, capacité à faire du lien, sens du travail en équipe;
• Réelle appétence pour la polyvalence et le service;
• Rigueur, autonomie et sens de l’organisation;
• Bonne capacité d’adaptation;
• Permis de conduire serait un plus ;

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE :

• Contrat à durée indéterminée sur un temps plein, période d’essai de deux mois ;
• Emploi référencé à la CCN de l’Habitat et du Logement Accompagné (HLA) : emploi repère 3, rémunération sur 13 mois, à négocier suivant expérience et compétences ;
• Tickets restaurant, mutuelle complémentaire, remboursement de 50% de l’abonnement de transport ;
• Lieu d’exercice : Lyon 3ème avec déplacements ponctuels ;

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser, par courriel uniquement, à urhaj@habitatjeunes-aura.org, à l’attention de M. le directeur de l’URHAJ Auvergne – RhôneAlpes.

Les candidatures retenues seront reçues en entretien au fil de l’eau.