Assistant.e de gestion

La direction du Pimms Médiation Lyon Métropole recrute son/sa nouvel.le assistant.e de gestion, en CDI de droit commun.  

L’assistant.e de gestion assiste l’ensemble de l’équipe de direction et d’encadrement afin d’optimiser la gestion de l’activité. Il/Elle coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure. 

Missions : 

Gestion de la comptabilité :

• Traiter et suivre les factures : enregistrement, suivi, paiement, classement et archivage, mise en place et contrôle des outils de suivi de facturation de la direction et des responsables d’activité ;
• Suivre les comptes bancaires et la trésorerie ;
• Saisir les écritures comptables sur le logiciel Cegid : enregistrement facturation clients et fournisseurs, rapprochements bancaires, maintien d’un lien de proximité avec le cabinet comptable ;
• Établir et suivre les appels à contribution : calendrier des appels à contribution, saisies, envoi et suivi des versements des subventions
• Participer à la clôture comptable : rendez-vous comptable et de contrôle des procédures par le Commissaire aux Comptes ;
• Gérer les stocks et les fournitures (administratifs, alimentaires, tenues vestimentaires…) ;
• Préparer les éléments variables de paye en lien avec la DRI et payer et suivre le versement des charges sociales mensuelles ;
• Déclarer les salaires liés aux versements des aides à l’emploi.

Gestion administrative du personnel :

• Organiser la logistique des sessions de recrutement : envoi de convocations, réservation de salles, organisation planning, anticipation des besoins
• Gestion des entrées / sorties : mise à jour des dossiers personnels des salariés, préparation des contrats de travail, déclaration d’embauche, actualisation des tableaux de bord et suivi, etc.
• Gestion des absences : maladie, accidents du travail, suivi des remboursements CPAM
• Suivre les adhésions, radiation, et portabilité mutuelle.

Gestion des services généraux :

• Établir et suivre le relevé des décisions des réunions de direction / réunion siège ;
• Gérer le chrono : courriers entrants / sortants ;
• Gérer les fournisseurs : rendez-vous, négociation de contrat, suivi, etc. ;
• Tenir à jour le registre des prestataires et suivi des incidents, en lien avec les responsables d’activité ;
• Classer et archiver les dossiers.

Suivi de la gouvernance de la structure :

• Effectuer les déclarations officielles de structure et suivre les mandats des administrateurs ;
• Établir et mettre à jour une base de données de contact : en lien avec la chargée de communication ;
• Gérer l’administratif des instances : logistique, convocation, rédaction de PV, diffusion, suivi et archivage.

L’assistant.e de gestion sera sous la responsabilité directe de la Directrice des ressources internes, conformément à l’organigramme établi.